Protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal

Canal Aberto Brasil     -     09/10/2015

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada com base em procedimentos de protocolo que registram a abertura e término dos processos. O setor de protocolo é responsável por receber e distribuir documentos e correspondências de interesse da instituição. O avanço social no tocante à tecnologia proporcionou soluções na gestão documental que permitem evitar o acúmulo de papéis dispensáveis.

Nesse contexto, os ministros da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão definiram os procedimentos gerais de observância obrigatória no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal para o desenvolvimento das atividades de protocolo a partir de 2016. A norma possibilitou, de maneira facultativa, às empresas estatais a adoção ao procedimento¹.

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte.

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal deverão: respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere ao tratamento técnico de documentos classificados como sigilosos; desenvolver seus procedimentos internos, visando à implementação da norma; e instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadas à execução das atividades de protocolo.

Além disso, deverá ser instalada no recinto de entrada, preferencialmente no pavimento térreo das instalações físicas, a unidade administrativa destinada ao recebimento de documentos, conforme legislação em vigor, bem como deverá ser definida a centralização ou descentralização das atividades de protocolo e das unidades protocolizadoras.

A nova norma também apresenta glossário com definições de termos técnicos necessários à intelecção da norma, especificações sobre a atividade de protocolo, instruções quanto ao uso de documentos digitais, juntada de documentos e arquivamento.

As atualizações do Anexo serão publicadas nos sítios eletrônicoswww.siga.arquivonacional.gov.br e www.comprasgovernamentais.com.br.

1- MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 08 out. 2015. Seção 1, p. 31-38.

Fonte: Informativo Elo Consultoria