Senado elimina uso de papel na administração: servidores aprovam modernização de procedimentos

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Jornal do Senado      -     05/05/2015

Desde ontem, todos os processos administrativos são feitos por meio digital. Medida deve trazer economia de cerca de R$ 2 milhões anuais, estimativa do gasto com papel, impressão e insumos

A imagem de mesa cheia de papéis e carimbos — geralmente associada à burocracia no serviço público — não corresponde mais à realidade do Senado. Ontem, a Casa deu mais um passo na modernização de procedimentos internos com a implantação do processo eletrônico. Agora, toda a produção, tramitação e gestão de documentos é feita em meio digital, acabando com o uso de papel. A medida deverá trazer economia de cerca de R$ 2 milhões por ano, valor gasto com mais de 3 milhões de folhas de papel usadas anualmente em despachos internos, com impressão e outros insumos. Os departamentos envolvidos na implantação do processo eletrônico estão atuando em esquema especial de atendimento aos servidores. 

Equipes de assistência ao público por telefone ou por e-mail foram reforçadas. Servidores também circulam pelo Senado para tirar dúvidas e dar orientações. — Agora, não se coloca mais uma folha de papel em qualquer processo administrativo no Senado. Estamos trabalhando dentro do planejado. A própria Diretoria-Geral encerrou todos os seus volumes na quinta-feira. Estamos 100% dentro do processo eletrônico — afirmou a diretora-geral, Ilana Trombka. A implantação do sistema teve início em abril de 2012. Em agosto de 2013, ele foi adotado para a tramitação dos processos. Na atual etapa, os novos processos serão inteiramente digitais. Os antigos terão a tramitação em papel encerrada e passarão para o meio digital, mantendo-se o meio físico apenas para consultas. A troca do papel pelo meio digital exigiu que servidores efetivos e comissionados obtivessem uma assinatura eletrônica para as certificações do fluxo de documentos.

Até a semana passada, mais de 4 mil assinaturas digitais haviam sido liberadas. Também foram capacitados mais de 1,5 mil servidores em cursos presenciais e a distância. Essa modalidade estará disponível para sanar dúvidas sobre o processo eletrônico. Além de reduzir gastos, o sistema vai encurtar tempo e simplificar a burocracia. O andamento de cada processo será instantâneo a cada etapa cumprida na tramitação. Também será possível o acesso simultâneo em diferentes setores, facilitando análises e despachos. Será possível acessar processos de fora do Senado, por meio da internet.

Outro benefício do sistema, segundo Ilana, é a segurança da informação e a transparência na tramitação dos documentos. — Se alguém modificar alguma coisa dentro do processo eletrônico, isso aparece no processo — disse. Sem custos O Superior Tribunal de Justiça (STJ) e outros órgãos da administração pública já adotaram o sistema. O diferencial do Senado, conforme Ilana, é ter feito essa transição sem gastar nenhum centavo. — Nós fizemos com nossos recursos internos. É o que o presidente [Renan Calheiros] diz sempre: fazer mais com menos — assinalou a diretora- -geral. Com o fim do consumo de papel nos processos administrativos, o Senado adota postura mais sustentável, eficiente e controlada, segundo ela.

Servidores aprovam modernização de procedimentos

O processo eletrônico passou a integrar a rotina dos servidores do Senado desde ontem. Com ele, toda a documentação interna produzida na Casa passa a ser digital. Servidores que já utilizaram o sistema aprovaram e enumeram benefícios que poderão ser percebidos ao longo do tempo. Inaiara Golob, chefe do gabinete administrativo da Gestão de Informação e Documenta- ção, foi uma das primeiras a pôr em prática o que aprendeu nos treinamentos para gerar e tramitar despacho eletrônico. Apesar das dúvidas iniciais, ela acredita que não necessitará de muito tempo para se adaptar ao novo sistema. Se esquecer o que aprendeu durante o curso, basta recorrer aos vídeos explicativos disponíveis na intranet. 

Para ela, o novo sistema reduzirá gastos e tempo. Outro exemplo é a simplificação com os atestados médicos. Segundo o técnico legislativo Jonilson da Silva, nessa fase de transição há dificuldades, como o cuidado dos médicos com o sigilo das informações. No entanto, ele destaca que o sistema vai melhorar muito o trabalho do setor. Rolf Regehr, do Escritó- rio de Governança e Gestão Estratégica, foi o primeiro a usar o processo eletrônico na apresentação do atestado médico. Para ele, a experiência foi tranquila e rápida. — Preenchi o formulário, incluí o documento e encaminhei para a junta médica. Com o sistema, temos praticidade e facilidade para criar documentos. Não foi preciso imprimir, numerar, assinar e incluir no processo físico. A novidade está aprovadíssima — resumiu Regehr.