Sistema Oficial de Informações e ampliação da eficiência administrativa

BSPF     -     12/05/2017

A busca constante por ferramentas que permitam a ampliação da eficiência da Administração Pública tem sido a tônica entre os órgãos governamentais. E grande parte desses estudos busca nas ferramentas tecnológicas o instrumento capaz de ampliar a capacidade de processamento de informações e, consequentemente, melhorar a prestação dos serviços públicos.

Uma dessas estratégias é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4 e cedido gratuitamente às instituições públicas por meio do projeto Processo Eletrônico Nacional. A virtualização dos processos é uma tendência para uma sociedade, que está cada vez mais informatizada e opera continuamente por meios eletrônicos.

Entre as inúmeras vantagens dessa virtualização está a possibilidade de atuação simultânea, em um mesmo processo, de diversas unidades distantes fisicamente. Isso sem contar a óbvia eliminação de recursos materiais como folhas de papel, envelopes e custos com remessa de documentos. A virtualização, porém, não pode ser realizada de maneira desordenada. Exige a construção de sistemas estáveis e que garantam a segurança da informação ali contida. E esse trabalho foi realizado de maneira eficiente pelos técnicos do TRF4.

Conforme explicam os idealizadores do sistema, “o SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema”.

Recentemente, por meio de portaria¹ publicada no Diário Oficial da União, o Ministério do Esporte instituiu o SEI como sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do órgão. A portaria justifica a instituição considerando que os processos administrativos devem adotar formas simples, e que as relações que envolvem a Administração Pública devem eliminar as formalidades e as exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido.

Como diretrizes de implantação, o órgão destaca que o sistema deverá aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações disponíveis; criar condições mais adequadas para a produção e a utilização dessas informações, além de facilitar o acesso a elas.

Como estratégia de migração, a norma prevê que todo documento recebido ou produzido em suporte físico no âmbito das atividades do Ministério do Esporte até 03 de maio de 2017 deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitado e arquivado por meio do SEI-ME, mantendo o mesmo número único de protocolo, pelas unidades administrativas competentes. E conclui: “o Ministério do Esporte terá o prazo de até 02 de junho de 2017 para se adequar aos novos procedimentos”.

¹ Ministério do Esporte. Portaria nº 144, de 10 de maio de 2017. Diário Oficial da União[da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 11 maio 2017. Seção 01, p. 118-119.

Fonte: Canal Aberto Brasil