Poder Público é obrigado a adotar processo administrativo eletrônico

Consultor Jurídico     -     26/03/2016

Por meio do Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, o governo federal tornou obrigatória a tramitação eletrônica de documentos nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Os órgãos mencionados terão até o próximo dia 8 de abril de 2016 para apresentar um cronograma de implementação da tramitação exclusivamente eletrônica de processos administrativos ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

A partir dessa data, terão o prazo de um ano e meio para executar o plano apresentado. As instituições que já utilizam processos eletrônicos terão dois anos e meio para realizar as adequações necessárias.

Entre os principais objetivos do decreto estão: assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade das ações governamentais; realizar os processos administrativos com mais segurança, transparência e economia; ampliar a sustentabilidade ambiental com a redução do uso do papel e outros insumos; e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

Os benefícios advindos da implantação do processo eletrônico são bem conhecidos: agilidade e produtividade – decorrentes da eliminação de diversos procedimentos burocráticos e da celeridade na análise e deferimento dos processos; redução de custos – com papel, impressão, transporte e principalmente espaço físico para armazenamento de documentos; transparência – facilidade e rapidez no acesso às informações e no acompanhamento dos processos administrativos em tramitação nos órgãos públicos; segurança – decorrente da utilização de assinaturas digitais para garantir a autoria, autenticidade e a integridade dos documentos; e sustentabilidade ambiental – dada a economia de água, energia elétrica e florestas utilizadas na produção do papel. Em síntese, processo eletrônico significa modernização, eficiência e práticas ambientalmente mais responsáveis na gestão pública e, com isso, maior satisfação do usuário dos serviços públicos.

O decreto também apresenta requisitos para a seleção do sistema informatizado que irá viabilizar a tramitação eletrônica de processos administrativos eletrônicos. A preferência deve ser para sistemas de código aberto e que tenham certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), mecanismo para a verificação da autoria e integridade dos documentos. Está previsto o aceite de sistemas que utilizam a identificação pelo nome de usuário e senha.

No entanto, essas orientações, por si sós, não irão garantir a seleção de sistemas que possam apoiar adequadamente as atividades de gestão arquivística dos documentos, que possibilitem a preservação e o...

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